Privacybeleid

1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke

FactuurNu VOF is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die via de Dienst worden verwerkt.

FactuurNu VOF
Amsterdam · Nederland
KvK 42052707
info@factuurnu.com

FactuurNu heeft (nog) geen verplichte Functionaris Gegevensbescherming. Privacy-vragen lopen via info@factuurnu.com.

2. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken je gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, met de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)— account aanmaken, abonnement verwerken, facturen en offertes genereren, kosten/uren/km registreren.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)— fiscale bewaarplicht, BTW-aangifte, financiële controles door de Belastingdienst.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)— AI-chatbot en bon-scan (alleen ná je expliciete opt-in per account; je kunt deze toestemming op elk moment intrekken).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)— servicegerelateerde e-mails (bevestigingen, wachtwoordherstel, security-meldingen) en fraudepreventie.

We verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertentie-tracking. Hoe de AI-functies met je gegevens omgaan lees je in sectie 6.

3. Sub-processors (verwerkers)

Voor het leveren van de Dienst maken we gebruik van onderstaande verwerkers. Met elke partij hebben we een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten conform AVG art. 28. Je administratie staat binnen de EU. Uitzonderingen zijn de AI-functies (bon-scan en chatbot), die via de Google Gemini API lopen, en crashrapporten van de iOS-app (Sentry, zie sectie 7): die kunnen buiten de EU worden verwerkt. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework en Standard Contractual Clauses (SCC).

Wijzigt deze lijst? Dan kondigen we dat minimaal 30 dagen vooraf aan per e-mail, zodat je kunt bezwaren of opzeggen vóór de ingangsdatum. Voor een ondertekende verwerkersovereenkomst tussen jou en FactuurNu: zie factuurnu.com/dpa.

4. Bewaartermijnen

• Zolang je account bestaat— wij bewaren je gegevens zolang je een account hebt, ook na opzegging van je abonnement. Zo blijft je administratie compleet en kun je later terugkomen of alsnog een export maken.
• Bij verwijdering van je account— verwijder je je account via Instellingen, dan wissen we direct al je gegevens uit onze systemen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Fiscale bewaarplicht— je bent zelf verplicht je administratie 7 jaar te bewaren (Belastingdienst). Maak daarom altijd eerst een export voordat je je account verwijdert.
• Wettelijke uitzonderingen— gegevens die wij zelf wettelijk moeten bewaren, zoals onze eigen facturen aan jou voor onze fiscale administratie, bewaren we conform die wettelijke termijn.
• Logs (security/fraud)— maximaal 12 maanden.

5. Je AVG-rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten. De meeste zijn direct beschikbaar in je account via /dashboard/settings:

• Inzage — bekijk welke gegevens we van je hebben.
• Rectificatie — wijzig je profiel- en bedrijfsgegevens direct in de app.
• Verwijdering — verwijder je account met 1 klik vanuit Instellingen.
• Dataportabiliteit — download je administratie als CSV/PDF/ZIP, facturen ook als UBL (e-factuur), en al je gegevens in één keer als JSON-export.
• Beperking — beperk verwerking door bv. de chatbot uit te zetten.
• Bezwaar — tegen bepaalde verwerkingen (bv. servicemails op grond van gerechtvaardigd belang).

Lukt iets niet via de app? Mail info@factuurnu.com. We reageren binnen 30 dagen, meestal binnen 24 uur.

6. Privacy van de AI-assistent

FactuurNu gebruikt AI voor twee functies: bon-scan(extractie van bedragen + BTW uit foto's) en de chatbot (vragen over je administratie en fiscale onderwerpen). Voor beide geldt:

• Verwerking via de Google Gemini API. Bonnen en chatvragen worden verwerkt op Google-infrastructuur. Die verwerking kan buiten de EU plaatsvinden, onder meer in de VS. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework en Standard Contractual Clauses).
• Geen model-training door ons. Wij gebruiken je bonnen en chatberichten nooit om AI-modellen te trainen. Voor de Gemini API geldt dat Google data van API-gebruik niet voor modeltraining gebruikt voor zover Google dat contractueel toezegt in de API-voorwaarden.
• Beperkte bewaring bij Google. Google kan AI-verzoeken tijdelijk bewaren voor misbruik-detectie en handhaving van zijn beleid. Je chatgeschiedenis bewaren wij in je eigen account, zodat de assistent context heeft; bonnen bewaren we als onderdeel van je kostenregistratie.
• Opt-in. Bon-scan en chatbot werken alleen na je expliciete toestemming per account. Toestemming kun je op elk moment intrekken in Instellingen.
• Transparantie— conform EU AI Act art. 50 zie je in de Dienst duidelijk dat je met een AI-assistent praat (badge: “AI-assistent — laat fiscale beslissingen altijd toetsen door je accountant”).

7. De FactuurNu iOS-app

FactuurNu is er ook als app voor iPhone. Voor de app geldt dit hele privacybeleid onverkort: je gebruikt hetzelfde account als op de webapp, met dezelfde doeleinden, sub-processors, bewaartermijnen (sectie 4) en rechten (sectie 5). Daarnaast geldt specifiek voor de app:

• Camera en fotobibliotheek. De app vraagt alleen toegang tot je camera en fotobibliotheek om bonnen te scannen. Alleen de foto die jij maakt of kiest gaat naar onze server en wordt via de Google Gemini API verwerkt voor tekstherkenning, precies zoals beschreven in sectie 6 (alleen na je opt-in). De app kijkt nooit uit zichzelf in je fotobibliotheek.
• Face ID / Touch ID. Je kunt de app extra vergrendelen met Face ID of Touch ID. Die controle doet je toestel zelf, via Apple. Wij ontvangen, verwerken of bewaren nooit biometrische gegevens.
• Crashrapporten.De app kan crashrapporten versturen naar Sentry, zodat we technische fouten kunnen vinden en oplossen. Zo'n rapport bevat technische informatie (zoals app-versie, toesteltype en de foutmelding) en je interne account-ID. Het bevat geen naam, geen e-mailadres en geen inhoud van je administratie; wat je in velden typt wordt niet meegestuurd.
• App-updates. Verbeteringen krijg je via de App Store en via Expo Updates (kleine updates van de app-code die de app bij het opstarten ophaalt). Daarbij worden geen persoonsgegevens verwerkt buiten wat technisch nodig is om de update op te halen, zoals je IP-adres.
• Geen pushmeldingen. De app verstuurt geen pushmeldingen en vraagt daar ook geen toestemming voor.

8. Cookies en lokale opslag

FactuurNu gebruikt uitsluitend functionele cookies en localStorage — geen tracking, geen advertising, geen analytics-cookies van derden. We slaan op:

• Sessie-token voor inloggen
• Thema-voorkeur (licht/donker)
• Taal-voorkeur (NL/EN/TR/BG/AR)
• Consent voor AI-features (opt-in-status)

Omdat we alleen functionele cookies plaatsen is een cookie-banner volgens de EU-richtlijn niet verplicht.

9. Contact en klacht-pad

Vragen, verzoeken of een vermoeden van een datalek? Mail direct info@factuurnu.com. We reageren binnen 24 uur op werkdagen.

FactuurNu VOF
Amsterdam · KvK 42052707
info@factuurnu.com